Distinta di lavorazione e stampe per la posta privata

La distinta di lavorazione, il punto di partenza

Ogni lavoro che un cliente affida all'agenzia entra in My Postal Network come distinta di lavorazione (DDL). La distinta si intesta al cliente oppure a un suo cliente amministrato, come nel caso dell'amministratore di condominio che spedisce per conto dei condomini. Ha una data, una causale e il listino del cliente, applicato in automatico; il numero è progressivo e riparte ogni anno. Se il cliente o l'amministrato non sono ancora in anagrafica, si creano al volo senza lasciare la distinta.

Per ogni riga si sceglie il prodotto e si indica la quantità, con prezzo e IVA che restano modificabili. Si possono aggiungere un mittente diverso dal cliente, il punto posta presso cui la lettera andrà in giacenza e un allegato. Ogni distinta, infine, è fatturabile oppure no: è questo a decidere se entrerà nella fatturazione elettronica di fine periodo.

Destinatari: dall'anagrafica, a mano o da file

I destinatari si scelgono dall'anagrafica, si scrivono a mano oppure si importano da un file Excel (.xlsx) o CSV preparato sul modello che si scarica dal gestionale: è la strada più rapida per la posta massiva, quando le lettere sono centinaia. Durante l'importazione decidi se salvare i nuovi destinatari in anagrafica o usarli solo per quella distinta, e per gli invii di cui interessa solo la località c'è l'opzione «solo destinazione».

Anche i clienti e i clienti amministrati si caricano da Excel o da CSV. Alla fine il gestionale riporta quante righe sono state importate e quante scartate, così si parte senza ricopiare a mano l'archivio che l'agenzia ha già.

Prodotti, prezzi e codici a barre

I prodotti li definisci tu, con i nomi e le regole della tua agenzia: raccomandate semplici o con ricevuta di ritorno, corrispondenza ordinaria, posta massiva o qualunque altro servizio offri. Per ognuno stabilisci se genera il codice a barre, con quale esito parte, se è visibile nel tracking web, se va nel foglio firma, se prevede la ricevuta di ritorno e quale spedizioniere lo tratta. I prezzi possono essere a scaglioni e, con la versione Avanzata, ogni cliente può avere il proprio listino.

Il codice a barre è in formato Code128 e identifica in modo univoco agenzia, anno e numero della lettera. Quando una riga ha più pezzi, ogni pezzo riceve il suo codice: ogni busta si traccia da sola, dalla lavorazione alla consegna.

Le stampe pronte per il lavoro

Dalla distinta si stampano tutte le righe oppure solo quelle selezionate:

• distinta con gli importi oppure con lo stato di ogni lettera, da consegnare al cliente;
• ricevute di accettazione, una per pagina o in un elenco compatto con gli importi;
• ricevute di ritorno per raccomandata A/R in diverse composizioni (copie A/R, giacenza, accettazione, accettazione con tracking), anche su modulo prestampato stampando solo i dati;
• cartoncini A/R di Poste Italiane, lato mittente e lato destinatario, per le lettere affidate a Poste;
• avvisi di giacenza, tre per ogni foglio A4;
• etichette con codice a barre per stampante termica nei formati 10×3, 10×5, 7×3 e 5,7×3,2 cm, anche in versione semplificata;
• buste DL, C5 e B4, scegliendo se stampare il mittente e il barcode di postalizzazione.

Formati e preferenze si impostano una sola volta in configurazione: formato delle etichette e delle ricevute A/R, uso del modulo prestampato, prezzi visibili o no nella distinta, indirizzo e orari di giacenza. Sulle ricevute l'indirizzo di giacenza è quello del punto posta assegnato alla lettera, se c'è, altrimenti quello dell'agenzia.

Dal banco al recapito: DDT, foglio firma e lettera di vettura

Quando la posta esce dall'agenzia, il DDT la affida a un postino, a un punto posta o a uno spedizioniere. Le lettere si aggiungono leggendo il codice a barre con il lettore, compreso quello dello spedizioniere, e al salvataggio l'esito scelto viene registrato su tutte in una volta. Dal DDT si stampano il foglio firma per il postino, con le colonne per data, ora e firma, e la lettera di vettura per lo spedizioniere, che in anagrafica ha il proprio codice cliente e il collegamento al suo tracking.

Gli esiti successivi si registrano in blocco dal gestionale, anche con la firma, oppure lettera per lettera dall'app per i postini, che raccoglie la firma del destinatario sullo schermo del telefono. Ogni passaggio finisce nello storico della lettera e nel tracking della posta che il cliente può consultare.

Distinte e ricevute inviate al cliente

Distinte e ricevute di accettazione si inviano al cliente per email con un collegamento, una alla volta oppure in blocco per periodo, scegliendo a quali clienti mandarle o inviandole a tutti. Nelle versioni con l'area cliente, il cliente le ritrova anche online insieme alle sue fatture. Le funzioni comprese in ogni versione sono riassunte nella pagina versioni e prezzi.

Approfondisci

• Fatturazione elettronica SDI

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