Tracking della posta e area riservata per i clienti

Ogni lettera ha la sua storia

Dal momento in cui entra in una distinta, ogni lettera con codice a barre ha il suo storico: parte con l'esito iniziale previsto dal prodotto e registra ogni passaggio fino al recapito. Gli stati li definisce l'agenzia, per esempio in agenzia, in consegna, consegnata o in giacenza, e ciascuno ha un colore che lo rende riconoscibile a colpo d'occhio.

Gli esiti si registrano dal gestionale, in blocco oppure con il DDT quando la posta viene affidata a un postino, a un punto posta o a uno spedizioniere, oppure dall'app del postino, che aggiunge la firma del destinatario. In agenzia la ricerca delle lettere mostra lo storico completo degli stati: quando un cliente chiama per sapere che fine ha fatto una raccomandata, la risposta è a portata di clic.

Trova lettera, il tracking pubblico

Sulla home di My Postal Network chiunque abbia il codice a barre di una lettera può cercarla con «Trova lettera», senza accedere. La scheda mostra prodotto e mittente, l'agenzia che ha postalizzato l'invio con indirizzo e telefono e lo storico con date ed esiti. Se la lettera è stata affidata a uno spedizioniere compaiono il suo codice e il collegamento al suo tracking; se è in giacenza presso un punto posta, indirizzo, telefono e orari per il ritiro.

Il nome del destinatario non viene mostrato, e nella configurazione di ogni prodotto l'agenzia decide se renderlo visibile nel tracking web.

L'area riservata per i clienti

Nella versione Avanzata, come nella demo, ogni cliente può avere il proprio accesso al gestionale. L'agenzia lo abilita dall'anagrafica e il cliente riceve un'email con il collegamento per attivarlo, valido sette giorni, con cui sceglie la sua password. Dopo l'accesso trova:

• il tracking delle sue lettere, per periodo o per codice a barre, con dettaglio, storico e firma di consegna, esportabile in Excel, CSV o PDF;
• l'elenco delle sue distinte di lavorazione, con la stampa della distinta e delle ricevute di accettazione;
• le sue fatture, con l'indicazione di quelle pagate, pronte da stampare;
• un riepilogo dei prodotti che ha usato di più nell'ultimo mese.

Il cliente consulta e stampa, ma non crea distinte e non modifica i dati: il lavoro resta nelle mani dell'agenzia. Le stesse informazioni sono disponibili anche nell'app mobile, insieme allo stato SDI delle fatture elettroniche.

Avvisi via email e notifiche push

Dall'anagrafica di ogni cliente l'agenzia sceglie quali avvisi email inviare: il cambio di stato di una lettera registrato in agenzia, una nuova distinta, una nuova fattura. Per i clienti amministrati gli avvisi arrivano al cliente principale. Chi usa l'app riceve gli aggiornamenti anche come notifiche push e decide da solo quali tenere attive.

Chi preferisce un solo messaggio al giorno può ricevere, con la versione Avanzata, un riepilogo ogni mattina: le fatture emesse e gli esiti di consegna registrati il giorno prima, con il collegamento per scaricare ogni fattura in PDF.

Perché conviene all'agenzia

Per un'agenzia di posta privata il tracking non è un di più: è la prova del lavoro svolto da mostrare al cliente e il modo più semplice per ridurre le telefonate di verifica. Con My Postal Network il mittente sa in ogni momento a che punto è la sua corrispondenza, e l'agenzia può concentrarsi sulla lavorazione e sul recapito. Le funzioni comprese in ogni versione sono nella pagina versioni e prezzi.

Approfondisci

• Distinte di lavorazione e stampe

  Distinte per cliente, ricevute di accettazione e di ritorno, buste ed etichette.

• Fatturazione elettronica SDI

  Fatture e note di credito in formato FatturaPA inviate al Sistema di Interscambio.

• App per postini e clienti

  Consegne firmate sullo smartphone, spedizioni e fatture sempre a portata di mano.

• Versioni e prezzi

  Demo, Standard e Avanzata a confronto, con canoni e costi di avvio.