Tracking della posta e area riservata per i clienti

Ogni lettera ha la sua storia

Dal momento in cui entra in una distinta, ogni lettera con codice a barre ha il suo storico: parte con l'esito iniziale previsto dal prodotto e registra ogni passaggio fino al recapito. Gli stati li definisce l'agenzia, per esempio in agenzia, in consegna, consegnata o in giacenza, e ciascuno ha un colore che lo rende riconoscibile a colpo d'occhio.

Gli esiti si registrano dal gestionale, in blocco oppure con il DDT quando la posta viene affidata a un postino, a un punto posta o a uno spedizioniere, oppure dall'app del postino, che aggiunge la firma del destinatario. In agenzia la ricerca delle lettere mostra lo storico completo degli stati: quando un cliente chiama per sapere che fine ha fatto una raccomandata, la risposta è a portata di clic.

Trova lettera, il tracking pubblico

Sulla home di My Postal Network chiunque abbia il codice a barre di una lettera può cercarla con «Trova lettera», senza accedere. La scheda mostra prodotto e mittente, l'agenzia che ha postalizzato l'invio con indirizzo e telefono e lo storico con date ed esiti. Se la lettera è stata affidata a uno spedizioniere compaiono il suo codice e il collegamento al suo tracking; se è in giacenza presso un punto posta, indirizzo, telefono e orari per il ritiro.

Il nome del destinatario non viene mostrato, e nella configurazione di ogni prodotto l'agenzia decide se renderlo visibile nel tracking web.

L'area riservata per i clienti

Nella versione Avanzata, come nella demo, ogni cliente può avere il proprio accesso al gestionale. L'agenzia lo abilita dall'anagrafica e il cliente riceve un'email con il collegamento per attivarlo, valido sette giorni, con cui sceglie la sua password. Dopo l'accesso trova:

• il tracking delle sue lettere, per periodo o per codice a barre, con dettaglio, storico e firma di consegna, esportabile in Excel, CSV o PDF;
• l'elenco delle sue distinte di lavorazione, con la stampa della distinta e delle ricevute di accettazione;
• le sue fatture, con l'indicazione di quelle pagate, pronte da stampare;
• un riepilogo dei prodotti che ha usato di più nell'ultimo mese.

Il cliente consulta e stampa, ma non crea distinte e non modifica i dati: il lavoro resta nelle mani dell'agenzia. Le stesse informazioni sono disponibili anche nell'app mobile, insieme allo stato SDI delle fatture elettroniche.

Avvisi via email e notifiche push

Dall'anagrafica di ogni cliente l'agenzia sceglie quali avvisi email inviare: il cambio di stato di una lettera registrato in agenzia, una nuova distinta, una nuova fattura. Per i clienti amministrati gli avvisi arrivano al cliente principale. Chi usa l'app riceve gli aggiornamenti anche come notifiche push e decide da solo quali tenere attive.

Chi preferisce un solo messaggio al giorno può ricevere, con la versione Avanzata, un riepilogo ogni mattina: le fatture emesse e gli esiti di consegna registrati il giorno prima, con il collegamento per scaricare ogni fattura in PDF.

Avvisi al destinatario

Oltre al mittente, può essere avvisato anche chi riceve la lettera. L'agenzia sceglie per quali esiti mandare l'avviso, per esempio in consegna, consegnata o tentativo non riuscito, e per quali clienti attivarlo; basta che sulla lettera ci sia l'email del destinatario, che si inserisce in anagrafica, nella distinta o nel file da importare. L'email contiene il link «Segui la spedizione», che apre direttamente il tracking della lettera sul sito, e dopo un tentativo non riuscito indica dove e quando ritirarla. Per ogni lettera parte l'avviso dell'esito più recente, mai due volte lo stesso.

Il gestionale del cliente collegato via API

Con la versione Avanzata i clienti che spediscono molto possono collegare il proprio gestionale a My Postal Network: con una chiave personale, generata dall'agenzia e revocabile in qualsiasi momento, il gestionale del cliente legge i prodotti con i prezzi del suo listino, invia le lettere, fino a 500 per volta, e ne consulta lo stato e lo storico degli esiti. Le lettere arrivano in una distinta del giorno con i codici a barre, come quelle inserite dal portale. La documentazione delle API è pubblica.

Perché conviene all'agenzia

Per un'agenzia di posta privata il tracking non è un di più: è la prova del lavoro svolto da mostrare al cliente e il modo più semplice per ridurre le telefonate di verifica. Con My Postal Network il mittente sa in ogni momento a che punto è la sua corrispondenza, e l'agenzia può concentrarsi sulla lavorazione e sul recapito. Le funzioni comprese in ogni versione sono nella pagina versioni e prezzi.

Approfondisci

• Distinte di lavorazione e stampe

  Distinte per cliente, ricevute, buste ed etichette, giri dei postini e rientro al mittente.

• Fatturazione elettronica SDI

  Fatture e note di credito in formato FatturaPA inviate al Sistema di Interscambio.

• App per postini, clienti e punti posta

  Consegne firmate sullo smartphone, giacenze dei punti posta, spedizioni e fatture a portata di mano.

• Versioni e prezzi

  Demo, Standard e Avanzata a confronto, con canoni e costi di avvio.