Fatturazione elettronica SDI per agenzie di posta privata

Dalle distinte alla fattura, senza ricopiare

In My Postal Network le fatture nascono dal lavoro già registrato nelle distinte di lavorazione. Con la creazione multipla scegli il periodo, da un mese a un altro, la data delle fatture e il numero da cui partire, poi fatturi un solo cliente oppure tutti quelli che hanno qualcosa da fatturare. Entrano solo le distinte segnate come fatturabili e non ancora fatturate: nessuna distinta resta indietro e nessuna viene fatturata due volte.

Le righe si possono elencare distinta per distinta, con il numero di ogni DDL seguito dai prodotti, oppure raggruppare per prodotto, prezzo e aliquota. Per i clienti amministrati scegli se intestare la fattura al cliente o all'amministratore, con fatture separate o con un'unica fattura. Per quello che non passa dalle distinte c'è la fattura manuale, con righe libere.

Numerazione e controlli

La numerazione è annuale e può avere un sezionale. Il gestionale controlla che le date crescano insieme ai numeri e che non restino numeri saltati; se una parte delle fatture la emetti con un altro programma, basta indicarlo in configurazione. Stampa ed eliminazione si possono fare anche in gruppo, per intervallo di numeri, finché le fatture non sono state trasmesse.

Fattura elettronica e invio allo SDI

Per ogni fattura il gestionale genera il file XML nel formato FatturaPA per privati e imprese e lo verifica prima della trasmissione. L'invio al Sistema di Interscambio parte direttamente dalla piattaforma, attraverso il servizio di intermediazione integrato: nessuna PEC da gestire e nessun portale su cui caricare i file a mano. Se serve, l'XML si può anche scaricare.

Prima dell'invio vengono controllati i dati che più spesso fanno scartare una fattura: codice destinatario o PEC, codice fiscale o partita IVA del cliente, natura dell'operazione per le righe senza IVA, data di scadenza per i pagamenti a rate. Sono gestiti il regime fiscale dell'agenzia, ordinario o forfettario, la ritenuta d'acconto con aliquota, tipo e causale, la natura IVA per prodotto e per riga, le modalità e le condizioni di pagamento, con l'IBAN per bonifici e addebiti SEPA.

Lo stato di ogni fattura, aggiornato da solo

Dopo l'invio il gestionale controlla ogni mezz'ora l'esito della trasmissione e aggiorna lo stato: inviata, consegnata, scartata, oppure non recapitata al cliente ma messa a disposizione nel suo cassetto fiscale. Lo stato si può aggiornare anche a richiesta, per una sola fattura o per tutte. In caso di scarto compaiono il messaggio e i codici di errore restituiti dallo SDI, e lo storico delle notifiche resta consultabile.

Una fattura trasmessa non si può più modificare né cancellare. Dopo uno scarto si correggono i dati del cliente e la fattura si trasmette di nuovo, con il progressivo di invio rigenerato in automatico.

Note di credito

Se una fattura già trasmessa va stornata, la nota di credito si crea direttamente dalla fattura: le righe vengono copiate con importi negativi, il riferimento alla fattura originale è già compilato e il documento parte verso lo SDI come nota di credito (tipo documento TD04).

PDF, email, pagamenti ed esportazioni

Ogni fattura si stampa in PDF con il logo dell'agenzia, scegliendo tra sei formati A4. Al cliente arriva per email il collegamento al PDF, una fattura alla volta oppure in blocco per mese o per intervallo di numeri, e il gestionale tiene traccia della data dell'ultimo invio. Su ogni fattura si segnano il pagamento e gli eventuali acconti.

L'elenco delle fatture e delle note di credito di un periodo, con imponibile, IVA e totale, si esporta in Excel, CSV o PDF per il commercialista. Le statistiche mostrano le fatture pagate e da pagare e lo stato contabile delle distinte fatturate e da fatturare; con la versione Avanzata il cliente consulta le sue fatture nell'area riservata e nell'app mobile, dove vede anche lo stato SDI.

Conservazione a norma

La conservazione delle fatture elettroniche resta in capo all'agenzia. Prima di attivare l'invio il gestionale chiede di confermare che la conservazione è attiva e spiega passo per passo come aderire al servizio gratuito messo a disposizione dall'Agenzia delle Entrate. Le funzioni di fatturazione comprese in ogni versione sono nella pagina versioni e prezzi.

Approfondisci

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